FAQ pour les employeurs de JCT

Présentation d’une demande

Attente de l’approbation

Approbation de la demande – avant le début de l’emploi

Approbation des candidats

Émission du contrat

Dernier mois de la période d’emploi

Relevés de paie

Soumettre une demande

Sur le site Web de JCT, les demandes sont dénommées « demandes de financement d’emplois ». Pour recevoir un financement pour des emplois d’étudiants et des stages, les employeurs lancent le processus en soumettant des demandes de financement d’emploi par leurs comptes JCT qui ont été filtrés pour l’admissibilité et évalués via un processus d’examen par les pairs.

Puis-je présenter de nouveau des demandes passées qui ont été couronnées de succès année après année?

Il est recommandé que toutes les demandes soient passées en revue chaque année et adaptées aux besoins et aux tâches du poste requis.

Devrais-je présenter ma demande pour un poste avec Jeunesse Canada au travail dans les établissements du patrimoine (JCT-ÉP), ou avec Jeunesse Canada au travail pour une carrière vouée au patrimoine (JCT-CVP), ou un poste? Quelle est la différence?

Le programme Jeunesse Canada au travail dans les établissements du patrimoine (ÉP) finance des emplois pour de jeunes étudiants canadiens , tandis que Jeunesse Canada au travail pour une carrière vouée au patrimoine (CVP) finance des stages pour des jeunes diplômés canadiens . Le programme pour lequel vous posez votre demande devrait être fondé sur le fait que l’emploi et le projet concernent un emploi d’étudiant ou un stage.

• • Durée de 6 à 16 semaines (ou de 180 à 640 heures).
  • Un emploi à temps partiel est possible, mais la priorité sera donnée aux employeurs qui présentent des candidatures pour des emplois à temps plein (30-40 heures par semaine).
  • La majorité des postes sont occupés de mai à début septembre, mais ils peuvent également l’être pendant l’automne et l’hiver, jusqu’au 31 mars.

• • Durée de 4 à 12 mois au Canada, de 6 à 12 mois pour des projets internationaux.
  • Un emploi à temps partiel est possible pour des stages au Canada, mais la priorité sera donnée aux employeurs qui présentent des demandes pour des stages à temps plein (de 30 à 40 heures par semaine). Un travail à temps partiel n’est pas permis pour les stages internationaux.
  • La totalité du stage doit avoir lieu au cours de l’exercice financier du gouvernement du Canada (du 1er avril au 31 mars).
  • La plupart des stages de JCT-CVP débutent normalement à l’automne. Veuillez consulter le Guide de l’employeur – Jeunesse Canada au travail (JCT) pour en savoir plus

Je présente également ma demande pour un financement d’Emplois d’été Canada pour ce poste. Mon poste peut-il être approuvé si je reçois ce financement?

Oui, mais le montant maximal de votre financement dépendra de la somme reçue d’Emplois d’été Canada. Veuillez inclure les montants d’Emplois d’été Canada ainsi que toute autre source de financement externe dans les rapports demandant des informations budgétaires soumis par l’entremise de votre compte JCT.

Que faire s’il doit y avoir une hausse du salaire minimum au cours de la période d’emploi?

Les salaires doivent être conformes aux normes de travail provinciales. Si une hausse du salaire minimum a lieu au cours de la période de travail et que le salaire du poste correspond au salaire minimum, le salaire doit être modifié en conséquence. Une fois le rapport final achevé, nous vous demandons de bien vouloir fournir une ventilation détaillée des dates de début et de fin, ainsi que le nombre d’heures payées à chaque salaire.

Qu’est-ce qu’une déclaration d’équité publique, et pourquoi en ai-je besoin?

Une déclaration d’équité publique est recommandée pour :

• Encourager la participation des groupes d’équité en matière d’emploi du gouvernement du Canada;
• Encourager l’établissement de conditions de travail libres de tout obstacle;
• Chercher à remédier aux désavantages subis dans l’emploi;
• Promouvoir le principe selon lequel des mesures spéciales sont nécessaires pour tenir compte des différences pour les groupes méritant l’équité (c’est-à-dire les personnes faisant face à des obstacles à l’emploi en raison d’une discrimination systémique).

Attente de l’approbation

J’ai reçu un courriel m’informant que ma demande a été mise en attente. Que dois-je faire pour résoudre ce problème?

Un comité évalue les demandes soumises. Si le comité d’évaluation demande davantage d’information sur certaines sections de votre demande, celle-ci sera mise en attente. Un agent de programme prendra contact avec vous pour discuter des détails spécifiques de votre demande.

Comment puis-je savoir quand ma demande sera approuvée?

Tous les candidats doivent s’attendre à recevoir une décision initiale sur le financement au plus tard 10 semaines après le délai de présentation des demandes conformément aux normes de service du programme JCT. Si vous ne recevez pas d’avis d’une décision concernant votre demande dans le délai fixé, veuillez contacter jct@musees.ca.

Puis-je demander qu’on me dise pourquoi ma demande a été rejetée?

Si vous souhaitez savoir pourquoi votre demande a été rejetée, contactez votre agent de programme ou jct@musees.ca. Nous vous mettrons sur une liste d’attente pour recevoir un rapport de rétroaction sur votre demande.

Approbation de la demande – avant le début de l’emploi

Puis-je embaucher la même personne que l’an dernier? Combien de fois puis-je embaucher la même personne?

Les étudiants et les diplômés qui n’ont pas participé auparavant à des postes JCT se verront attribuer la priorité pour l’examen des demandes. Dans des cas exceptionnels, un étudiant/diplômé peut être embauché jusqu’à trois fois avec la même organisation dans le cadre de JCT-ÉP, tel que précisé dans le Guide de l’employeur. Un stagiaire peut participer deux fois au programme JCT-CVP. Dans les deux cas, l’AMC exige que l’employeur fournît une preuve de concours public et une brève explication de la raison pour laquelle le nouveau poste diffère de l’ancien et s’appuie sur des compétences acquises les années précédentes.

Comment un candidat crée-t-il un profil?

Les candidats devront s’inscrire sur le site Web de Jeunesse Canada au travail. Une fois inscrits, ils recevront un courriel avec un lien de confirmation expirant après 24 heures. Dès qu’il aura cliqué sur le lien, le candidat pourra créer son profil.

Le candidat que j’ai choisi a créé un profil, mais je ne le trouve pas. Qu’est-ce que je fais?

Il est probable que l’étudiant a créé le profil, mais qu’il n’a pas cliqué sur le bouton « Soumettre » sur le site Web, qu’il n’a pas sélectionné l’année actuelle du programme, ou n’a pas cliqué sur le lien dans le courriel de confirmation. Demandez au candidat de revérifier ces possibilités. Si le candidat n’est toujours pas disponible, contactez votre agent de programme ou jct@musees.ca pour avoir de l’aide.

Pouvons-nous embaucher un employé actuel? … mon neveu/ma nièce/mon fils/ma fille?

Les employeurs doivent entreprendre un processus de sélection de candidats équitable et transparent, avec, notamment, des concours publics et une évaluation impartiale de candidats admissibles. Les membres de la famille immédiate de l’employeur, ou l’agent ou le directeur de l’employé, ne peuvent pas être embauchés, à moins que nous déterminions que le recrutement de l’employé n’a pas été entaché de favoritisme en raison de la relation familiale de l’employé, et que l’employé a été soumis à un processus de sélection équitable et transparent. « Famille immédiate » est défini comme le père, la mère, le beau-père (second mari de la mère), la belle-mère (seconde épouse du père), le parent adoptif, frère, sœur, conjoint(e) (y compris de fait), enfant (y compris de conjoint de fait), beau-fils ou belle-fille, tuteur, beau-père (père du conjoint), belle-mère, mère du conjoint, ou parent vivant de façon permanente avec l’employeur, l’agent ou le directeur. En outre, les clauses suivantes s’appliquent lorsqu’on embauche des candidats :

• Le candidat ne doit pas évincer ou remplacer un employé ou un bénévole existants, un employé mis en disponibilité ou un employé absent en raison d’un conflit industriel, ou en disponibilité et attendant d’être rappelé;
• Le poste ne doit pas être destiné à un candidat qui a déjà été embauché par l’employeur pour occuper ce poste spécifique;
• Le participant (employé) devant être employé sous contrat par l’employeur ne doit pas avoir travaillé comme employé à temps plein pour une durée indéterminée pour l’employeur (tel que défini par la convention collective de l’employeur) à n’importe quel moment au cours de la période de deux (2) ans précédant immédiatement la période de travail. N.B. : Les postes sous contrat avec des dates de fin d’emploi définies ne sont généralement pas considérés comme des postes à durée indéterminée.

Il faut plus de temps que prévu pour trouver un candidat. Pouvons-nous modifier la date de début de l’emploi?

Oui – il est possible de modifier la date de début d’un emploi, à condition que le candidat travaille pendant toute la durée minimum de la période de travail. Vous pouvez demander des changements de votre avis d’emploi en ligne via le site Web de Jeunesse Canada au travail. Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter votre agent de programme ou jct@musees.ca.

Le candidat que j’aimerais embaucher pour un emploi d’étudiant a moins de 16 ans dans une province où il n’y a pas de limite d’âge inférieure pour le travail à temps plein. Est-il possible de prévoir des exceptions?

Il est possible d’approuver pour le programme des candidats de 15 ans ou plus. Certaines provinces exigent des documents ou une formation lorsqu’on embauche un étudiant de moins de 16 ans. Veuillez contacter votre agent de programme ou vous référer aux lois sur l’emploi de votre province pour déterminer si des documents supplémentaires sont nécessaires.

Qu’est-ce qu’un Formulaire d’admissibilité du candidat (FAC), et quand dois-je le remplir?

Le Formulaire d’admissibilité du candidat (FAC) nous fournit des renseignements sur le candidat que vous avez choisi, ce qui confirmera si votre candidat est admissible en vertu des critères de JCT. Pour prévenir les situations où un candidat a déjà commencé à occuper le poste, mais s’avère inadmissible au programme, nous demandons que le FAC soit rempli et soumis avant le premier jour de travail du candidat. De cette façon, l’étudiant ou stagiaire ne se voit pas promettre un poste auquel il pourrait ne pas être admissible, obligeant l’employeur à payer l’employé sans financement JCT.

Mon candidat déménagera loin de chez lui pour travailler sur place. Peut-il se voir rembourser ses frais de déplacement?

Un candidat peut être remboursé s’il doit déménager à plus de 125 km pour travailler sur place. Dans ce cas, nous exigeons que les candidats présentent une demande de remboursement accompagnée de reçus pour valider le montant remboursable.

Est-ce que la navette d’un candidat peut être remboursée?

La navette d’un candidat n’est pas remboursable. Le remboursement des frais de déplacement ne s’applique qu’aux frais de déplacement liés à un déménagement.

Les frais de logement d’un candidat peuvent-ils être remboursés?

Les frais de logement d’un candidat ne peuvent être remboursés en vertu de la politique des déplacements. Cependant, si des reçus sont fournis, nous pouvons rembourser un hébergement de nuit si en déménageant le participant voyage plus de neuf heures consécutives en transport en commun, ou 650 km dans un véhicule personnel le premier jour du déplacement.

Je suis incapable de trouver un candidat. Mon poste peut-il être annulé?

Oui, nous vous demandons de contacter l’agent de programme responsable de votre dossier, pour demander l’annulation du poste et en expliquer la raison. Si vous n’avez pas les coordonnées de votre agent de programme, veuillez contacter jct@musees.ca.

Jusqu’à quel moment de l’année mon candidat peut-il commencer à travailler? Doit-il travailler de juin à août?

La période de travail de votre candidat peut être n’importe quelle période entre la publication des décisions sur le financement et le 31 mars de l’année suivante, à condition que la période de travail totale corresponde au nombre minimum spécifique d’heures ou de semaines du programme. Nous n’exigeons pas que les candidats ne travaillent que l’été.

Le montant du financement qui a été approuvé pour nous n’est pas suffisant pour couvrir toute la période d’emploi. Pouvons-nous d’une manière ou d’une autre modifier le financement que nous recevons?

Si le montant de financement qui a été approuvé pour vous n’est pas suffisant pour couvrir le salaire de votre candidat, veuillez contacter votre agent de programme. Celui-ci sera peut-être en mesure de modifier le budget de votre poste pour qu’il corresponde davantage au montant approuvé. Si vous n’avez pas les coordonnées de votre agent de programme, veuillez contacter jct@musees.ca..

Il y a quelque temps déjà, on a approuvé un financement pour moi, mais je n’ai pas encore reçu mon contrat. Qu'est-ce qui se passe?

Les contrats sont envoyés après que le Formulaire d’admissibilité du candidat ainsi que les Rapports de dotation ont été remplis. Si vous avez sélectionné votre candidat, veuillez soumettre ces formulaires, et un contrat vous sera envoyé par courriel.

Les Rapports de dotation servent à confirmer le budget réel une fois que l’employeur et l’employée ont eu la possibilité de discuter de tout changement nécessaire.

Pour un poste de stagiaire de JCT-CVP, il faut également remplir la première partie d’un Plan de développement des compétences.

Approbation des candidats

Mon candidat ne peut travailler qu’à temps partiel. Est-ce que ça convient?

Vous pouvez contacter votre agent de programme pour voir si le budget du poste peut être modifié pour tenir compte des heures de travail à temps partiel.

Nous avons reçu une approbation pour un plus grand nombre de semaines que ce que peut faire mon candidat (p. ex., le candidat est un élève du secondaire et ne peut travailler que durant huit semaines). Pouvons-nous réduire la durée de la période d’emploi?

Vous pouvez contacter votre agent de programme pour voir si le budget du poste peut être modifié pour tenir compte de la période d’emploi plus courte.

Que dois-je faire si je ne connais pas le nombre exact d’heures pendant lesquelles le candidat est disponible pour travailler lorsque je remplis les rapports préliminaires (Formulaire d’admissibilité du candidat, Rapport de dotation) ?

Veuillez faire une estimation aussi précise que possible lorsque vous remplissez votre rapport préliminaire. Si, à un moment quelconque, vous pensez que le nombre d’heures va changer, veuillez contacter votre agent de programme pour que nous puissions modifier votre budget en conséquence.

Est-ce que je peux modifier le salaire que j’ai l’intention de verser à mon candidat?

Les employeurs doivent verser au minimum le salaire approuvé dans leur demande. Si vous souhaitez verser un salaire plus élevé à votre candidat, il incombe à l’employeur de couvrir la différence.

Mon candidat a quitté son emploi plus tôt que prévu. Que se passe-t-il maintenant?

Contactez votre agent de programme. Si l’étudiant n’a pas encore effectué le nombre minimal d’heures de travail spécifique au programme, nous pouvons vous aider à trouver un remplaçant et/ou rembourser les coûts entraînés par la démission prématurée du candidat. Si vous n’avez pas les coordonnées de votre agent de programme, veuillez écrire à jct@musees.ca.

Mon candidat n’a pas effectué le nombre d’heures exigées dans le contrat, et il retourne maintenant aux études. Peut-il passer à un horaire à temps partiel afin de les compléter?

Oui, un étudiant ou un stagiaire peut travailler à temps partiel à l’automne après une période d’emploi à temps plein, si la période d’emploi respecte le nombre minimal d’heures de travail prévues par le programme. Veuillez l’indiquer le plus précisément possible dans votre rapport final.

Émission du contrat

Qu’est-ce que le document de déclaration de MPM qui m’a été envoyé avec le contrat?

La Déclaration de musée petit et moyen confirme que votre établissement est un musée au sens de la définition établie dans le document, et dont le budget est inférieur ou égal à 999 999 $. L’établissement pourra alors recevoir du financement d’une enveloppe de financement dédiée au soutien des petits et moyens musées, ce qui constitue une bonne partie de notre financement global.

Qu’est-ce que le Plan de développement des compétences et quand faut-il le remplir?

Le Plan de développement des compétences est particulier aux stages financés par JCT-CVP et doit être rempli à la fois par l’employeur et le stagiaire. L’employeur et le stagiaire choisissent les compétences ou les qualités que le stagiaire souhaite acquérir pour s’améliorer et se perfectionner au cours de son stage à JCT. Nous demandons à tous les employeurs financés par le programme JCT-CVP de compléter et de retourner la première partie du document après confirmation de l’admissibilité du stagiaire. À la fin du stage, nous vous demandons de vous réunir à nouveau avec votre stagiaire pour évaluer les résultats du plan et le signer, et de nous envoyer alors par courriel une copie mise à jour du document. Si vous préférez substituer un autre document, dont les objectifs sont similaires, au Plan de développement des compétences, veuillez contacter votre agent de programme.

Qu’elle portion du contrat dois-je retourner? Puis-je envoyer seulement le bloc-signature?

Veuillez retourner l’intégralité du contrat. Cela permet de faire en sorte que le contrat n’ait pas été modifié, car le bloc-signature n’indique pas les détails précis propres à la demande de financement de votre établissement.

À quelle fréquence dois-je communiquer mes renseignements bancaires pour le paiement?

Lorsque nous aurons vos informations de TEF (transfert électronique de fonds) dans nos dossiers, il ne sera pas nécessaire de les fournir à nouveau, sauf si le compte bancaire utilisé par votre établissement est modifié. Si nous n’avons pas actuellement vos informations de TEF dans nos dossiers, votre agent de programme vous contactera et vous indiquera comment nous soumettre vos renseignements bancaires avant le versement de votre premier paiement. Si vous croyez que nous n’avons pas encore reçu vos informations de TEF, ou si vous souhaitez savoir si nous en avons besoin, veuillez contacter votre agent de programme ou écrire à jct@musees.ca.

Pourquoi avez-vous besoin de mes renseignements bancaires?

L’AMC a besoin de vos renseignements bancaires afin d’effectuer des paiements par voie électronique et de créditer votre compte bancaire.

Comme il nous est impossible de recevoir des dépôts directs, pouvez-vous nous envoyer les paiements par chèque?

Oui, un chèque peut être envoyé si vous en faites la demande. Veuillez contacter votre agent de programme ou écrire à jct@musees.ca.

Dernier mois de la période d’emploi

Pour les stages financés par JCT-CVP :

Quels sont les rapports finaux requis?

Veuillez noter que tous les rapports énumérés ci-dessous doivent être soumis au plus tard 30 jours après la fin du stage.

• • • Rapport de fin d’emploi du stagiaire (disponible par le compte JCT du stagiaire
    • Questionnaire d’évaluation du stagiaire (disponible par le compte JCT du stagiaire)
    • Rapport narratif du stagiaire (les lignes directrices sont jointes au courriel de rapport final envoyé à l’employeur – le stagiaire devra faire parvenir le rapport dûment rempli à votre agent de programme par courriel)

• • • Veuillez nous faire parvenir par courriel votre Plan de développement de compétences dûment rempli et signé par l’employeur et le stagiaire (si vous avez perdu le plan que vous aviez rédigé au début du stage, veuillez nous en informer car nous devrions l’avoir dans nos dossiers, et nous pouvons vous le fournir)

• • • Rapport de fin d’emploi de l’employeur (disponible par votre compte JCT). Si vous avez des questions en remplissant le rapport de fin d’emploi, veuillez consulter ce guide.
    • Rapport narratif de l’employeur (les lignes directrices sont jointes au courriel de rapport final envoyé à l’employeur – vous pouvez envoyer par courriel votre rapport dûment rempli à votre agent de programme)
    • Relevés de paie

Pour les emplois d’étudiants financés par JCT-ÉP :

Quels sont les rapports finaux requis?

Veuillez noter que tous les rapports énumérés ci-dessous doivent être soumis au plus tard 30 jours après la fin de l’emploi.

• • • Rapport de fin d’emploi (disponible par le compte JCT du stagiaire)
    • Questionnaire d’évaluation (disponible par le compte JCT du stagiaire)

• • • Rapport de fin d’emploi de l’employeur (disponible par votre compte JCT)
    • Questionnaire d’évaluation de l’employeur (disponible par votre compte JCT)
    • Relevés de paie

Quand devrions-nous commencer à remplir les rapports finaux?

Les rapports finaux comprennent les rapports de fin d’emploi (RFE) et les questionnaires d’évaluation (QÉ) qui doivent être remplis par les employeurs et les candidats. Ils peuvent être remplis sur le site Web dès que le Rapport de dotation est approuvé par l’établissement participant au programme. Les employeurs doivent remplir le RFE et le QÉ au plus tard 30 jours après la fin du stage, et aviser les étudiants qu’ils doivent remplir leur partie du rapport au plus tard la dernière journée de travail; nous vous suggérons de remplir ces formulaires avec votre étudiant ou votre stagiaire au cours de sa dernière semaine de travail afin de ne pas retarder votre paiement final. Les rapports finaux comprennent également les relevés de paie, pour lesquels votre agent de programme vous communiquera un lien de soumission sécurisé. Les relevés de paie doivent être tenus à jour régulièrement pendant toute la durée de la période d’emploi et envoyés à l’organisme de prestation au plus tard 30 jours après la fin de la période d’emploi.

Les stages financés par JCT-CVP exigent également que l’employeur et le stagiaire remplissent et soumettent des rapports narratifs.

Quand devons-nous envoyer nos relevés de paie et le rapport de fin d’emploi?

Tous les rapports de fin d’emploi, les relevés de paie et les pièces justificatives doivent être envoyés à l’organisme de prestation au plus tard 30 jours après la fin de la période d’emploi.

Relevés de paie

Comment soumettre les relevés de paie?

Vous devez contacter l’agent de programme responsable de votre dossier afin de recevoir un lien sécurisé pour soumettre vos registres de paie. Veuillez ne pas envoyer ces documents par courriel. Si vous n’avez pas les coordonnées de votre agent de programme, veuillez écrire à jct@musees.ca.

Que dois-je inclure dans le relevés de paie?

Les relevés de paie doivent consister en imprimés de votre système de paie et comporter les renseignements suivants :

• Nom de l’employé
• Dates de début et de fin d’emploi
• Nombre d’heures travaillées
• Rémunération de base
• Rémunération additionnelle (temps supplémentaire, jours fériés, etc.)
• Coûts obligatoires de l’employeur :
  • Rémunération de vacances
  • Cotisations au RPC (le cas échéant)
  • Cotisations à l’assurance-emploi
  • Cotisations aux primes d’indemnisation des travailleurs (le cas échéant)
  • Cotisations provinciales en matière de santé des travailleurs et/ou à d’autres programmes sociaux (le cas échéant)
  • Les charges sociales de l’employeur (CSE) diffèrent d’une province à l’autre. Pour toute question concernant des CSE provinciales spécifiques, veuillez contacter votre agent de programme.

Si vous n’avez pas accès à ce type d’imprimé, nous pouvons également accepter les fiches de paie de l’employé.

Une alternative acceptable consiste à contacter votre agent de programme, qui vous fournira un modèle à remplir et à signer par votre trésorier, votre commis-comptable ou tout autre représentant de vos services de la paie.

Veuillez noter qu’à ces fins l’Association des musées canadiens n’accepte pas le RE (relevé d’emploi) que vous fournissez à Service Canada. De plus, veillez retirer les numéros d’assurance sociale (NAS) de tout document que vous nous faites parvenir.

Que dois-je faire si j’ai accordé une rémunération de vacances trop ou pas assez élevée à un candidat?

Si un candidat a été sous-payé pendant ses vacances, nous vous demandons de fournir la preuve que vous avez octroyé à ce candidat un paiement couvrant la différence. Il peut s’agir d’un chèque numérisé, d’une confirmation numérique ou de toute autre forme de reçu indiquant le montant dû. Tout comme pour les relevés de paie, veillez retirer le numéro d’assurance sociale (NAS) du candidat de tout document que vous nous faites parvenir. Dans le cas d’un trop-payé, nous traiterons tout de même le relevé de paie final de la façon habituelle, couvrant les dépenses supplémentaires admissibles pour la rémunération de vacances jusqu’au maximum autorisé par notre contrat.