Adjoint(e) exécutif(ve)

Adjoint(e) exécutif(ve) à la sous-directrice, Collections et recherche et conservatrice en chef  

Résumé de l'emploi 

 L'adjoint(e) exécutif(ve) de la sous-directrice, Collections et recherche et Conservatrice en chef du Musée des beaux-arts du Canada gère, organise et coordonne de manière efficace et proactive la fonction administrative du bureau de la sous-directrice, Collections et recherche et Conservatrice en chef. Fournira un soutien administratif en préparant et en filtrant toute la correspondance, en organisant les horaires de voyage et les réunions, en tenant à jour les dossiers et en organisant les opérations quotidiennes du bureau. Coordonnera les comités d'acquisition des conservateurs et les comités d'acquisition du Conseil et toutes les activités associées aux acquisitions d'art. Produira des documents pour le Conseil d'administration et le rapport annuel. Coordonnera les réunions, préparera les documents d'information et les présentations et rédigera les procès-verbaux au besoin. Préparera les ordres du jour, les rapports et les propositions. Maintiendra un système de classement et fournira un soutien budgétaire. Fournira un large éventail de tâches administratives et de soutien de nature hautement responsable et confidentielle.  

Exigences 

 Éducation: 

Diplôme d'études postsecondaires en secrétariat ou en administration ou combinaison acceptable d'études, d'expérience et de formation. 

L'expérience professionnelle: 

• Connaissance de la structure des sociétés d'État, du Secrétariat du Conseil du Trésor et du portefeuille du Patrimoine canadien; 

• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience de travail en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve), à un niveau de direction OU un minimum de deux (2) années d’expérience récente dans un rôle similaire pour un PDG; 

• Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience professionnelle dans l’apport d’un soutien financier et l’exécution de fonctions budgétaires; 

• Deux (2) à trois (3) années d'expérience dans un environnement muséal / culturel sera considéré comme un atout; 

• Expérience significative dans le développement de présentations; 

• Connaissance des applications Windows (Excel, Word, Adobe Pro, PowerPoint, Outlook). 

Compétences et capacités: 

• Forte capacité à communiquer efficacement verbalement et par écrit dans les deux langues officielles; 

• Forte capacité à travailler de façon autonome et sous pression, dans un environnement en évolution rapide et à forte demande, à prioriser la charge de travail et à respecter des délais serrés; 

• Flexibilité, esprit d'équipe, orienté client et résultat, tact, discrétion et confidentialité; 

• Excellentes capacités d'organisation, d'anticipation et d'analyse; 

• Capacité à bien travailler sous pression; 

• Rigoureux et attentif aux détails; 

• Débrouillard et dynamique; 

• Excellente connaissance de la suite Windows (Excel, Word, Power Point, Outlook); 

• Idéalement, connaissance de la base de données Mimsy; 

• Intérêt pour les nouvelles technologies.  

Conditions d'emploi 

• Doit répondre à l’exigence de bilinguisme pour être invité à l’étape d’entrevue. 

• Vérification de fiabilité approfondie. Cet élément n’est pas utilisé à l’étape de présélection.  

Renseignements supplémentaires 

• Une variété de méthode d’évaluation pourrait être utilisée. 

• Le Musée des beaux-arts du Canada (MBAC) s’est engagé à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l’équité en matière d’emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d’une minorité visible. 

• Le MBAC s’est aussi engagé à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d’obstacles. Des méthodes d’évaluation modifiées et/ou des mesures d’adaptation raisonnables sont disponibles sur demande.