Agent administratif

Organisme

Patrimoine Ottawa

Type d'emploi

Permanent, à temps partiel (30 heures par semaine)

Langue requise pour l'emploi

Français et angalis

Lieu

Ottawa, ON

Date limite

12-11-2019

Date de début

mi-décembre 2019

Date d'affichage

23-10-2019

Courriel

info@patrimoineottawa.org

Adresse URL de l'organisme

www.patrimoineottawa.org

Salaire

35 000 $ à 40 000 $ annuellement

Description de l'emploi

PATRIMOINE OTTAWA - AGENT ADMINSTRATIF


Patrimoine Ottawa milite pour la protection et la bonne intendance du patrimoine bâti et des lieux culturels d’Ottawa. Par l’entremise de la plaidoirie et d’une vaste gamme d’activités éducatives, l’organisme favorise la compréhension du public et son engagement dans la conservation du patrimoine de notre ville dans l’intérêt des générations d’aujourd’hui et de demain. Patrimoine Ottawa est une organisation à but non lucratif qui comprend plus de 500 membres et qui est gouvernée par un conseil d’administration et un comité exécutif. Patrimoine Ottawa est essentiellement une organisation bénévole et ne dispose pas de personnel à temps plein (pour de plus amples renseignements sur Patrimoine Ottawa, voir : patrimoineottawa.org).

Au cours des dernières années, les activités de Patrimoine Ottawa ont pris de l’ampleur et conséquemment l’organisation a besoin des services d’un agent administratif pour appuyer ses opérations. Relevant du conseil d’administration de Patrimoine Ottawa et sous la supervision directe de la Vice-Présidente, Opérations, l’agent administratif accomplira une variété de tâches d’administration et de communication, ainsi que des fonctions reliées aux adhésions et aux bénévoles, afin d’appuyer le conseil d’administration, les présidents/tes de comité et les autres bénévoles de l’organisation. En fournissant une présence cordiale et positive au sein du bureau de Patrimoine Ottawa, l’agent administratif veillera à ce que les interactions entre l’organisation, ses membres et le public soient positives et productives.

Cet emploi ne constitue pas un poste de soutien administratif traditionnel, mais plutôt une possibilité de développement professionnel. En fait, au cours des prochaines années, Patrimoine Ottawa va développer ses activités de collecte de fonds. Le but de l’organisation est, dans les cinq prochaines années, d’amasser les fonds nécessaires afin d’embaucher un directeur général à temps plein. Notre objectif est que le poste d’agent administratif va évoluer et devenir un poste de directeur exécutif.

Afin d’atteindre cet objectif et de combler ce poste, Patrimoine Ottawa est à la recherche d’un maître de multitâches qui a d’excellentes compétences de communication en français et en anglais, qui possède une attitude dynamique et qui est prêt à contribuer, apprendre et progresser avec l’organisation. Une personne créative et très motivée, le/la candidat/te retenu/ue aura une formation et de l’expérience dans le domaine de la conservation et/ou l’interprétation du patrimoine, la gestion du patrimoine culturel ou la gestion des arts et de la culture.

Fonctions spécifiques et responsabilités du poste :
• Accomplir une variété de taches de bureau, y compris le classement, la dactylographie, la reproduction, la reliure, le scannage, l’envoi postal de documents et l’organisation de réunions, etc.;
• Traiter le courrier et répondre aux demandes reçues par téléphone, courrier et courriel, y compris l’acheminement de questions aux individus appropriés pour suivi et la rédaction de correspondances en collaboration avec la Vice-Présidente, Communications;
• Préparer des rapports, rédiger des comptes rendus de réunions et faire des recherches et créer des présentations;
• Utiliser et entretenir une gamme d’équipements de bureau, y compris des ordinateurs, des imprimantes, un projecteur LCD et autres matériels;
• Maintenir l’approvisionnement de fournitures de bureau en vérifiant l’inventaire et en plaçant des commandes pour des articles requis;
• Mettre au point et tenir à jour un système de classement approprié, et organiser, ranger et gérer les documents et les dossiers;
• Sous la supervision du Vice-Président, Développement, traiter toutes les demandes et tous les renouvellements d’adhésion, et entretenir et mettre à jour les bases de données portant sur les adhésions;
• Sous la supervision de la Vice-Présidente, Communications, tenir à jour un système de surveillance médiatique portant sur la couverture médiatique de Patrimoine Ottawa (presse écrite, diffusion, en ligne), garder la trace de toutes les demandes d’entrevues des médias, préparer le bulletin mensuel en ligne et assister dans la gestion des messages continus des médias sociaux;
• Assister la Trésorière à faire le suivi des revenus et des dépenses, y compris créer des tableaux de données et émettre des reçus pour fins d’impôt;
• Amorcer la coordination des bénévoles de Patrimoine Ottawa en recrutant et connectant les bénévoles aux expériences d’apprentissage souhaitées à l’égard des divers aspects du travail accompli par l’organisation;
• Tenir un registre des invitations reçues par Patrimoine Ottawa de participer à des réunions et des événements externes, et planifier et coordonner la représentation de Patrimoine Ottawa aux événements et aux réunions clés, tels que déterminés par le comité exécutif;
• Aider à la planification, la coordination et l’organisation des activités et des événements réguliers de Patrimoine Ottawa;
• Sur demande, représenter Patrimoine Ottawa à certaines réunions et conférences portant sur le patrimoine, ainsi qu’à des séances de formation;
• Garder à jour un relevé de temps hebdomadaire afin de comptabiliser les heures consacrées aux fonctions, aux projets, aux affectations et aux autres tâches accomplies;
• Contribuer aux réalisations de l’équipe en accomplissant d’autres tâches connexes, comme convenu.

Compétences et qualifications :
• Études post-secondaires dans un domaine connexe, tel que la conservation du patrimoine, la gestion des ressources culturelles et la gestion des arts et de la culture;
• Expérience de travail pertinente en conservation et/ou interprétation du patrimoine, ou dans un secteur connexe du patrimoine culturel;
• Expérience administrative antérieure, préférablement au sein d’une organisation à but non lucratif;
• Excellentes compétences informatiques, possédant des capacités en ce qui concerne les logiciels Microsoft Office, Excel, PowerPoint, Word et Outlook, ainsi que des connaissances de programmes de bases de données;
• Aptitude technique avec les sites Internet et les médias sociaux;
• Bien organisé et très motivé, ayant un souci pour le détail et possédant d’excellentes compétences en gestion du temps;
• Grande aptitude à la communication et aux relations interpersonnelles;
• Penseur créatif possédant d’excellentes compétences en résolution de problème;
• Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe.

Exigences linguistiques : Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est requise.

Admissibilité à l’emploi : L’agent administratif doit pouvoir travailler légalement au Canada.

Exigence de localisation : L’agent administratif doit résider dans la Région de la Capitale nationale ou dans une région avoisinante, ou il/elle doit accepter de déplacer sa résidence dans la région d’Ottawa à ses propres frais.

Références: Deux (2) références d’emploi seront requises.

Termes d’emploi : Il s’agit d’un poste permanent à temps partiel, dont la nomination fera l’objet d’un examen préliminaire après trois (3) mois en fonction et d’un examen final après douze (12) mois en fonction.

La rémunération de l’agent administratif sera ajustée afin de tenir compte des déductions normales relatives à l’impôt des particuliers, à l’assurance emploi, au Régime de pensions du Canada et à l’indemnisation des accidents.

Ce poste comprend 30 heures de travail par semaine.

Salaire : 35 000 $ à 40 000 $ annuellement.

Allocation de vacances et de congé de maladie / Avis : Deux (2) semaines de congé (8 jours) et cinq (5) jours de congé maladie seront accordés annuellement à l’agent administratif. Deux (2) semaines d’avis seront requises pour prendre des jours de congé, sauf si l’employeur dispense l’employé(e), au cas par cas, de cette exigence.

Le versement prévu par la loi en ce qui concerne l’indemnité de congé sera versé.

Autres avantages : Patrimoine Ottawa appuiera la participation de l’agent administratif à certaines conférences et à des occasions de formation professionnelle pendant les heures de travail.

Flexibilité du travail : Bien que la semaine de travail sera configurée afin de rencontrer les besoins de l’organisation, l’employeur tiendra compte des besoins et des contraintes de l’employé(e). La participation rénumérée de l’agent administratif à des réunions du conseil d’administration le soir et à d’autres réunions ou événements le soir et la fin de semaine peut être requise.

Frais administratifs et de voyage : Les dépenses convenues qui sont encourues dans l’exercice des fonctions officielles seront remboursée. Toutes dépenses de cette nature doivent être approuvées au préalable par le comité exécutif. Les dépenses approuvées seront remboursées par la Trésorière.

Pouvoir de signature : L’agent administratif n’a aucune autorité de signature.

Accès au bureau : Le bureau de Patrimoine Ottawa est situé au 2, avenue Daly, Ottawa, Ontario. Une clé de bureau ou une clé de l’édifice sera fournie afin de donner accès au bureau et à l’édifice après les heures de travail.

Non-divulgation : Toute l’information de Patrimoine Ottawa au quelle aura accès l’agent administratif doit être considérée comme étant confidentielle. Aucune information ne peut être utilisée ou communiquée par l’agent administratif, sauf dans l’exercice régulier de ses fonctions, sans l’approbation préalable du conseil d’administration.

Cessation d’emploi : La cessation d’emploi pour un motif valable avec préavis légal sera appliquée. L’employé(e) doit donner un avis de deux (2) semaines avant de quitter son emploi.

Une entrevue de départ, qui a pour but d’évaluer les succès du poste, sera réalisée à la fin de la période de travail pour le bien de l’employé(e) et de Patrimoine Ottawa.

Code de déontologie de Patrimoine Ottawa : L’agent administratif devra prendre connaissance et se conformer aux principes du Code de déontologie de Patrimoine Ottawa.

Pour de plus amples renseignements : envoyer un courriel à l’attention de la Vice-Présidente, Opérations, à info@patrimoineottawa.org.


Comment postuler : Envoyer votre curriculum vitae et une lettre d’accompagnement indiquant comment vous satisfaisez aux compétences, qualifications et autres exigences du poste par courrier à Patrimoine Ottawa, 2, avenue Daly, Ottawa, Ontario, K1N 6E2, ou par courriel à info@patrimoineottawa.org. Veuillez indiquer dans l’entête : Concours pour le poste d’agent administratif.