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Description de l'emploi / Job Description:
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English follows below.
À propos de l’AMC :
L’Association des musées canadiens (AMC) est l’organisation nationale vouée à l’avancement du secteur muséal du Canada. L’AMC représente les professionnels des musées canadiens au pays et à l’étranger.
Description de l’offre d’emploi :
L’AMC administre deux volets du programme Jeunesse Canada au travail (JCT), une initiative d’emploi jeunesse financée par le ministère du Patrimoine canadien. L’agent(e) de programme joue un rôle essentiel dans la gestion de ce programme de financement pour la communauté muséale, à travers le programme Jeunesse Canada au travail dans les établissements du patrimoine (JCTEP) et Jeunesse Canada au travail pour une carrière vouée au patrimoine (JCTCVP). Sous la supervision de la coordonnatrice de programme JCT, l’agent(e) de programme JCT sera responsable d’administrer les dossiers assignés.
Les tâches principales de l’agent(e) de programme incluront, sans s’y restreindre :
- Fournir aux candidats et aux bénéficiaires des programmes JCTEP et JCTCVP de l’information dans les deux langues officielles, conformément aux règlements et politiques;
- Gérer une section assignée de la base de données JCT et autres outils de gestion de dossiers;
- Recevoir, enregistrer et assurer le suivi des propositions des projets JCTEP et JCTCVP;
- Émettre et assurer le suivi des offres de financement et des lettres de contrat pour les projets JCTEP et JCTCVP approuvés;
- Calculer et traiter les demandes de paiement conformément aux règlements du programme;
- Réviser et traiter les rapports soumis par les bénéficiaires de JCTEP et JCTCVP, ainsi que ceux des participants;
- Assurer le suivi des projets approuvés selon les directives du programme;
- Assurer la concordance entre les rapports financiers JCTEP et JCTCVP et le système de comptabilité de l’AMC;
- Contribuer à la diffusion d’informations et à la promotion du programme JCT;
- Contribuer à la compilation de rapports requis par le ministère du Patrimoine canadien;
- Participer à l’organisation du processus de révision par les pairs: préparation des réunions, conception de la documentation et planification des déplacements;
- S’acquitter d’autres tâches connexes au besoin.
Notes :
-Ce poste est situé dans les bureaux de l’AMC, au centre-ville d’Ottawa
-Les heures de travail sont du lundi au vendredi, de 9h à 17h (35 heures par semaine)
-Nous embaucherons de poste contractuel jusqu’en mars 2019
-Cet appel de candidatures peut être utilisé pour combler d’autres postes à l’AMC exigeant des qualifications similaires.
Qualifications :
- Aisance à s’exprimer en français (à l’oral et à l’écrit) - essentiel;
- Aisance à s’exprimer en anglais (à l’oral et à l’écrit);
- Savoir faire preuve de tact et de diplomatie lors de situations délicates;
- Compétences solides en gestion et résolution de problèmes;
- Maîtrise des logiciels informatiques Microsoft (Word, Excel, Access, Outlook) et des navigateurs Web;
- Compétences en mathématiques avancées et grand souci du détail;
- Compétences organisationnelles développées;
- Faire preuve d’initiative et de capacité à gérer une charge de travail;
- Pouvoir travailler à la fois seul et au sein d’une équipe;
- Connaissance et appréciation du domaine muséal, artistique et patrimonial.
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About the CMA:
The Canadian Museums Association (CMA) is the national organization for the advancement of the Canadian museums sector, representing Canadian museum professionals both within Canada and internationally.
Job Description:
The CMA administers two components of the Young Canada Works (YCW) program, a youth employment initiative funded by the Department of Canadian Heritage (PCH). The YCW Program Officer plays a vital role in administering this funding program to the museum community through the delivery of Young Canada Works in Heritage Organizations (YCWHO) and Young Canada Works at Building Careers in Heritage (YCWBCH). Reporting to the YCW Program Coordinator, the YCW Program Officer will be responsible for administration of assigned YCW files.
The Program Officer’s primary duties will include:
- Provide information to project applicants and recipients concerning YCWHO and YCWBCH program guidelines and policies in both official languages;
- Maintain assigned portions of the YCW databases and file management tools;
- Receive, register and maintain project proposals for the YCWHO and YCWBCH programs;
- Issue and track all funding offers and Contract Letters for approved YCWHO and YCWBCH projects;
- Calculate and process all requests for payment in keeping with program policies and guidelines;
- Review and process all reports submitted by YCWHO and YCWBCH recipients and youth participants;
- Conduct monitoring of approved projects in accordance with program guidelines;
- Assist with reconciliation of YCWHO and YCW BCH financial reports to CMA financial accounting system;
- Assist with the distribution of program information and general program promotion;
- Assist with the compilation of reports to PCH;
- Assist in the organization of the Peer Review Process, which may include meeting preparations, creating documentation packages, and travel arrangements;
- Other related duties as required.
Special notes:
- This position is located at the CMA Secretariat in downtown Ottawa.
- Hours of work are Monday to Friday, 9 a.m. to 5 p.m. (35 hours paid per week.)
- This is a contract position until March 2019.
- This call for candidates may be used to fill other CMA positions requiring similar qualifications.
Qualifications:
- Fluency in French (written and spoken) – required;
- Fluency in English (written and spoken);
- Ability to negotiate difficult situations with diplomacy and tact;
- Strong problem-solving skills;
- Strong computer skills using Word, Excel, Access, Outlook, Internet browser;
- Sound math skills and attention to detail;
- Strong organizational skills;
- Ability to take initiative and manage workload;
- Ability to work independently and as a part of a team;
- Appreciation of the museum, arts and heritage field.
Veuillez soumettre votre demande par courriel à jct@musees.ca et indiquer « Agent de programme JCT 11-2018 » à la ligne objet.
Please apply by email: ycw@museums.ca and quote “YCW Program Officer 11-2018” in the subject line.
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