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Description de l'emploi :
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Sommaire des fonctions :
Relevant du/de la Vice-Président(e), Développement des affaires et Directeur exécutif de la Fondation Ingenium, le titulaire
fournit une gamme complète de soutien administrative bilingue pour aider à la planification, la coordination et la gestion de la
division du développement des affaires (DA) et participe à la préparation des documents corporatifs. Le titulaire administre et
supervise les budgets et les systèmes financiers du bureau du VP.
Le titulaire est responsable de l'administration efficace et efficiente des activités quotidiennes du bureau du vice-président et
traite avec divers niveaux de contacts et de clients internes et externes. Peut superviser le personnel contractuel, les
étudiants d'été, les étudiants coop et s'acquitter d'autres tâches liées à la gestion du bureau administratif, au besoin.
Fournit des services administratifs et de soutien à la division de développement des affaires (les partenariats, l’adhésion,
boutique, location d'installations, et d'autres opérations commerciales connexes, tels que la cafétéria et les traiteurs), ainsi
que la Fondation Ingenium.
Une semaine normale de travail est de: 37.50 heures par semaine (5 jours consécutifs - lundi au vendredi)
Éducation et expérience :
À titre de candidat(e) idéal(e), vous détenez un diplôme d’études post-secondaires ou une combinaison acceptable d'études,
de formation et/ou d'expérience.
Vous faites aussi preuve d'expérience dans les domaines suivants:
- expérience significative dans l'élaboration et la mise en oeuvre de procédures de bureau pour assurer la prestation de
services administratifs et de secrétariat, y compris, mais sans s'y limiter à :
- minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience de l'utilisation de Windows;
- minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience de l'utilisation de MS Office (Word, Excel et Power point);
- minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans la préparation de plans de travail et de divers rapports;
c'est-à-dire des rapports de variance, etc.;
- plus de cinq (5) années d'expérience dans la composition, l'édition et la rédaction de correspondance routinière;
- plus de cinq (5) années d'expérience avec la collecte, la synthèse, la recherche et suivi de dossiers, y compris la gestion
électronique des données et de l'information;
• expérience de l'utilisation de Lotus Notes;
• expérience avec SugarCRM Software pourrait être considérée un atout.
Exigences en matière de sécurité : Secret
EXIGENCES ÉVALUÉES
Connaissances:
- des politiques et procédures administratives;
- des lignes directrices du Conseil du Trésor (voyages, financières, etc.);
- du mandat et de l'organisation de la corporation et des musées.
Capacités:
- à organiser;
- multitâche;
- coordonner la préparation des plans de travail;
- faire le suivi des initiatives et des projets;
- communiquer efficacement, oralement et par écrit, dans les deux langues officielles;
- travailler dans un environnement informatisé et apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels;
- prendre des notes de diverses réunions et rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus de décisions;
- travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- s'adapter au changement et à un environnement trépidant;
- travailler efficacement sous pression et respecter des délais serrés;
- travailler à et résumer des niveaux considérables de détails;
- effectuer des tâches complexes et/ou sensibles dans des délais serrés;
- prioriser les demandes conflictuelles de temps et d'action;
- interagir bien avec les collègues à tous les niveaux des Musée et de la Société pour susciter leur collaboration.
Qualités personnelles:
Excellente communication interpersonnelle et compétences relationnelles.
Un haut niveau de motivation et d'engagement.
Un haut degré d'initiative, de résolution de problèmes, de proactivité et de jugement.
Un niveau élevé de discernement, rigueur et d'attention aux détails.
Tact, discrétion, diplomatie, intégrité, fiabilité, adaptabilité, passion et dévouement.
La Société souscrit aux principes de l'équité en matière d'emploi.
Les curriculum vitae pour ce concours, reçus après la date et l'heure (minuit) de fermeture, ne seront pas
acceptés.
Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de la
sélection. Ce concours pourrait permettre l'établissement d'une liste d'éligibilité de candidats potentiels qui
pourra servir à la dotation de postes similaires.
Cette offre vous intéresse ? Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, ainsi que votre lettre de présentation
avant la date de clôture en indiquant le numéro de référence 2018/2019-SMSTC-063 dans la rubrique <<
Subject>> de votre courriel à : competition@ingeniumcanada.org
Date d'affichage : le 12 juin 2018
Date de clôture : le 26 juin 2018
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