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Description de l'emploi :
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Relevant directement du chef de la direction, le titulaire du poste doit assumer la responsabilité principale de l’administration financière du budget d’exploitation de la Fondation, élaborer des systèmes administratifs pertinents, tenir des dossiers et produire des rapports. Il doit également surveiller les dépenses et les recettes de la Fondation; veiller au suivi des dons, des promesses de dons et des autres fonds, ainsi qu’à la production de rapports connexes exacts; et jouer un rôle proactif dans la conception de processus adéquats de suivi et de rapport relatifs aux finances en collaborant étroitement avec la division des Finances du Musée.
Par ailleurs, le titulaire du poste doit gérer la base de données du système de gestion des clients de la Fondation. Il doit également s’occuper de l’entrée de données et de la production des rapports de la Fondation, notamment en préparant ces rapports, en assurant le suivi des activités des donateurs, en préparant des rapports sur le financement venant des donateurs, et en traitant un volume élevé de dons et de reçus aux fins de l’impôt.
Enfin, le titulaire du poste doit gérer les tâches administratives générales de la Fondation; superviser et tenir à jour un système de classement, de gestion et de récupération de l’information; assurer un degré élevé d’organisation; et veiller au fonctionnement optimal des systèmes et des processus du bureau.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Administration financière
• Gérer et tenir à jour les dossiers financiers; et assurer le suivi des dépenses, des dons, des promesses de don et des autres sources de recettes à des fins de gestion budgétaire, notamment le traitement des factures et des formulaires de remboursement de frais de voyage des employés de la Fondation.
• Assurer le suivi des entrées relatives aux promesses de dons et aux dons, procéder à la facturation liée aux paiements de promesse de don, et faire état des soldes des promesses de don, au besoin.
• Procéder au rapprochement des entrées de don et des états financiers avec la division des Finances (chaque semaine, mois ou année, ou encore au besoin).
• Préparer les données financières des rapports trimestriels, le tableau de bord et toute autre donnée financière en vue des réunions du conseil d’administration, des réunions des comités spéciaux et de toute autre réunion, au besoin.
• Coordonner les rapports mensuels de la division concernant les écarts.
Gestion et utilisation de la base de données
• Gérer et adapter le système de gestion des clients afin d’assurer l’intégrité des données, et assurer l’entrée des dons, des promesses de don et des données connexes.
• Superviser un système de surveillance du bassin de donateurs potentiels très prometteurs.
• Assurer l’exactitude des données, l’intégrité des recherches et la précision des rapports.
• Produire les tableaux de bord et les rapports financiers de la Fondation afin de répondre à ses exigences mensuelles, trimestrielles et annuelles.
• Gérer, surveiller, analyser et administrer les données.
• Dresser des listes de donateurs pertinentes et exactes pour le besoins de la Fondation, au besoin.
• Collaborer étroitement avec le personnel des divisions Finances et Avancement, ainsi qu’avec les employés de la Fondation, afin de mettre à profit la base de données Raiser’s Edge pour gérer les échéances, produire des rapports sur les dons et évaluer les progrès enregistrés dans l’atteinte des objectifs de financement.
• Produire des rapports réguliers sur les résultats et les prévisions concernant la collecte de fonds, au besoin.
Soutien administratif général
• Gérer les procédures générales de la division et offrir un soutien administratif général au personnel de la Fondation.
• Tenir à jour un système de classement administratif, et superviser les processus de classement et de récupération de l’information. Assurer un niveau d’organisation adéquat, ainsi que le fonctionnement optimal des systèmes et des processus du bureau.
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